Die Erfassung und Dokumentation eines Übergriffs muss verschiedenen Erfordernissen Rechnung tragen (rechtliche Situation, Arbeitsmedizin, Sicherheitstechnik u.a.) und ist notwendig, um im Falle von Ansprüchen des Patienten das Geschehen nachzuvollziehen oder um eine Unfallanzeige erstellen zu können.
Neben der Unfallanzeige an den Unfallversicherungsträger haben viele Einrichtungen des Gesundheitsdienstes ein Berichtswesen installiert, das aggressive Vorfälle erfasst und eine Auswertung ermöglicht. Aus einer genauen Analyse der Dokumentation lassen sich häufig neue oder zusätzliche Präventionsmaßnahmen ableiten.
Als "Quasi-Standard" hat sich die deutsche Version der "Staff Observation Aggression Scale – Revised" (SOAS-R) etabliert. Hier können sämtliche Aspekte – von den Umständen der Situation bis zu den Folgen für die Betroffenen – erfasst werden.